BASICS - Verträge

Handbuch: Vertragsverwaltung im centron ERP System

Dieses Handbuch beschreibt, wie Verträge in centron.net angelegt, verwaltet und abgerechnet werden. Es zeigt die notwendigen Voraussetzungen, die Erstellung verschiedener Vertragsarten sowie die automatische Abrechnung.

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1. Grundlagen der Vertragsarten

• Verträge basieren immer auf einer Vertragsart.

• Eine Vertragsart definiert die Rahmenbedingungen und Abrechnungsmodalitäten.

• Wichtige Felder einer Vertragsart:

  • Name & Beschreibung (z. B. „Neue Wartung – PC“)
  • Zeiten & Reaktionen: Mindestlaufzeit, geplantes Vertragsende
  • Abrechnungsbeginn: vorschüssig oder nachschüssig, Abrechnungsintervall (z. B. monatlich)
  • Fristen: automatische Verlängerung ja/nein
  • Positionen: Artikel, die regelmäßig abgerechnet werden sollen

Beispiel: Wartungsvertrag mit monatlicher Abrechnung eines PC-Wartungsartikels.

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2. Vertrag anlegen

1. Im Adressstamm beim Kunden einen neuen Beleg → Vertrag anlegen.
2. Vertragsart auswählen (zuvor erstellt).
3. Alle Vertragsdaten der Vorlage werden übernommen.
4. Abrechnungsbeginn festlegen (z. B. 01.03.2025).
5. Vertrag speichern.

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3. Vertragsarten im Detail

Neben Standardverträgen können weitere Typen angelegt werden:

• Kontingentvertrag

  • Kunde erhält ein Zeit- oder Geldkontingent.

  • Optionen:

    • Überbuchung zulassen (mehr verbrauchen als gebucht).
    • Restkontingente in den Folgemonat übertragen.

• Klickzählervertrag

  • Abrechnung erfolgt nach Verbrauchszähler (z. B. Drucker-Klicks: s/w- und Farbkopien).
  • Kunde zahlt nur für tatsächlich genutzte Einheiten.

• Bepreisung & Sonderpreise

  • Vertragsbezogene Rabatte auf Artikel oder ganze Warengruppen.
  • Beispiel: 10 % Rabatt auf alle Dienstleistungen bei aktivem Vertrag.

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4. Historie & Verwaltung

• Rechnungshistorie: zeigt, bis wann der Vertrag bereits abgerechnet wurde.
• Möglichkeit, Abrechnung zu verschieben (z. B. bei Vertrags-Pausierung).
• Historie: zeigt Anzahl und Art der Abrechnungen sowie die zugehörigen Rechnungen.
• Infofeld: nächstes Abrechnungsdatum jederzeit ersichtlich.

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5. Vertragsabrechnung

1. Modul Vertragsabrechnung öffnen.
2. Verträge auswählen (alle oder gezielt, z. B. „Neue Wartung“).
3. Abrechnungsoptionen festlegen:

• Versandart (E-Mail, Post, kein Versand)
• Vorschau prüfen

1. Abrechnung starten → Rechnung wird automatisch erstellt.
2. Rechnung speichern oder verwerfen, falls Anpassungen notwendig sind.

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6. Zusammenfassung

• Vertragsarten bilden die Basis für Verträge.
• Standardverträge eignen sich für wiederkehrende Wartungen oder Dienstleistungen.
• Erweiterte Möglichkeiten: Kontingent- und Klickzählerverträge.
• Abrechnung erfolgt automatisiert über die Vertragsabrechnung.
• Historie bietet Transparenz über vergangene und zukünftige Abrechnungen.

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